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整備システム・整備ソフト DREAM POWER > 整備ソフト選びのコラム > 指定整備記録簿・点検整備記録簿の電子保存｜保存期間と国交省の要件
指定工場の事務所には、指定整備記録簿の控えが月ごとのファイルに綴じられて棚を埋めています。2年分を保存し、監査のときにはすぐ出せるようにしておく。紙で回すと、この保管と検索に毎月の手間がかかります。記録簿は、国土交通省の取扱いに沿えば電子で作成し、電子で保存できます。ただし、電子保存には満たすべき措置があり、窓口で検査を受けるときのように紙が必要な場面も残ります。この記事では、記録簿の種類と保存期間、電子保存の要件、運用の決まり、紙が残る場面を、国土交通省の資料と法令の条文に沿って整理します。
整備の現場で「記録簿」と呼ばれるものは、法律上は3つに分かれます。作る人と保存期間が違うため、電子保存を考える前に区別しておきます。
| 記録簿 | 根拠（道路運送車両法） | 作成・記載する者 | 保存期間 |
|---|---|---|---|
| 点検整備記録簿 | 第49条 | 自動車の使用者（実務では依頼を受けた工場が作成することが多い） | 点検の区分により1年または2年 |
| 特定整備記録簿 | 第91条 | 自動車特定整備事業者 | 記載の日から2年 |
| 指定整備記録簿 | 第94条の6 | 指定自動車整備事業者 | 記載の日から2年 |
点検整備記録簿の保存期間は、車の種類の名前で決まるのではなく、自動車点検基準でどの点検の区分に入るかで決まります。自動車点検基準第4条第2項は、第2条第1号から第4号に掲げる自動車は1年間、第5号と第6号に掲げる自動車は2年間と定めています。
| 自動車点検基準 第2条 | 主な対象 | 定期点検の基準 | 記録簿の保存期間 |
|---|---|---|---|
| 第1号・第2号 | 事業用自動車、車両総重量8トン以上の自家用自動車など（第2号は被牽引自動車） | 別表第3・別表第4 | 1年 |
| 第3号・第4号 | 自家用の貨物自動車、レンタカーなど（第4号は二輪） | 別表第5・別表第5の2 | 1年 |
| 第5号 | 上記以外の自家用自動車（二輪を除く。自家用乗用車や軽乗用車など） | 別表第6 | 2年 |
| 第6号 | 上記以外の自家用の二輪自動車 | 別表第7 | 2年 |
一般の整備工場で最も多く扱う自家用乗用車は第5号にあたり、点検整備記録簿の保存期間は2年です。事業用のトラックやレンタカーを多く扱う工場では、1年の区分の車が混ざります。
記録簿の保存期間の決まり方
整備記録簿の保存期間は、記録簿の種類と点検の区分で決まります。道路運送車両法では、特定整備記録簿（第91条）と指定整備記録簿（第94条の6）は記載の日から2年間の保存が定められています。点検整備記録簿（第49条）は自動車点検基準第4条第2項により、第2条第1号から第4号の自動車（事業用自動車、自家用の貨物自動車、レンタカーなど）が1年間、第5号と第6号の自動車（自家用乗用車などその他の自家用自動車）が2年間です。車種の名前で覚えるより、定期点検の周期で覚えると取り違えません。3か月ごとや6か月ごとの点検がある車は1年、1年ごとの点検の車は2年、という対応になります。
国土交通省は「点検整備記録簿、特定整備記録簿及び指定整備記録簿の電磁的方法による作成、保存又は交付に関する取扱い」で、記録簿を電子で作成・保存する方法を示しています。整備事業者が電子で扱う場合の要点は次のとおりです。
紙で書いた記録簿をスキャンして保存する方法も認められているため、過去の紙の控えを電子に置き換えることもできます。指定整備記録簿については、画面に表示したり印刷したりしたときに、決められた様式の形になっている必要があります。
同じ資料は、整備事業者には点検整備記録簿の作成義務も保存義務もないと注記しています。依頼を受けて点検整備をしたときに工場が作るのが通常であるため、その場合を想定して取扱いを示している、という整理です。
記録簿の電子保存が認められる方法
国土交通省の取扱いでは、点検整備記録簿、特定整備記録簿、指定整備記録簿を、紙に代えて電子で作成・保存できます。作成はパソコンやタブレットなどの電子媒体のファイルに記録する方法で、保存はそのファイルのまま残す方法か、紙の記録簿をスキャナで読み取って残す方法のどちらでも構いません。条件は、保存した記録簿を直ちに明瞭な状態で画面に表示でき、書面にも出力できることです。指定整備記録簿は、表示や出力の形が指定自動車整備事業規則第10条の2の様式に沿っている必要があります。紙の控えをスキャンする方法も認められているため、過去分の置き換えにも使えます。
取扱いには、整備事業者が記録簿を電子で作成・保存する場合のガイドラインが続きます。システムに求められるのは、次の5つの措置です。
| 措置 | 内容 | 工場で確認すること |
|---|---|---|
| 検索 | 記録簿の電磁的記録を検索できる | 登録番号や車台番号、日付で記録簿を呼び出せるか |
| 媒体への移行 | 電磁的記録を電磁的記録媒体に移行できる | 記録簿をファイルとして書き出せるか |
| 履歴の自動記録 | 作成、保存、更新、消去の日時、更新した箇所、作業者を自動で記録し保存する | 誰がいつ何を直したかが残るか |
| 改ざん防止 | ファイルや媒体の保管場所を定め、施錠するなどして不正な改ざんを防ぐ | サーバーや保存先のパソコンの置き場所と鍵 |
| バックアップ | バックアップで消失対策を行う | 外付けの媒体や別の場所への複製を定期的に取っているか |
この中で、表計算ソフトやワープロで作った記録簿では満たしにくいのが「履歴の自動記録」です。誰がいつどの箇所を直したかを自動で残す仕組みは、ファイルを保存するだけでは作れません。電子保存に切り替えるなら、この機能を持つ整備システムを使うのが現実的です。
整備記録システムに必要な機能
国土交通省のガイドラインは、記録簿を電子で作成・保存する整備記録システムに、検索、媒体への移行、履歴の自動記録、改ざん防止、バックアップの5つの措置を求めています。検索は登録番号や日付で記録簿を呼び出せること、媒体への移行は記録をファイルとして書き出せることです。履歴の自動記録は、作成、保存、更新、消去の日時と、更新した箇所、作業者を自動で残すことを指します。改ざん防止は保存先の保管場所を定めて施錠すること、バックアップはデータの消失に備えて複製を取ることです。表計算ソフトの記録簿では履歴の自動記録を満たしにくいため、電子保存には専用の機能が要ります。
ガイドラインは、システムの機能だけでなく、使い方の決まりも求めています。技術面では、次の3つの権限について、ID とパスワードなどで利用者を登録・認証し、不正なアクセスを防ぐことが挙げられています。
あわせて、入力漏れや誤操作を防ぐため、記載項目と入力権限についてエラーを検出する機能を持つことも求められています。外部の回線から接続する場合は、利用者の正当性を確認する認証の機能も必要です。
運用面では、管理責任者を定め、管理規程で ID とパスワードの付与と廃止、記録媒体の使用、保管、搬出入、廃棄を定めます。ID は複数の人で共用しない、ID を与えられた人以外は操作しない、使わないときはシステムを止める、といった点を従業員に周知し、操作マニュアルを備え付けます。
小さな工場では、検査員と整備主任者を同じ人が兼ねていることもあります。その場合でも、事務員が使う起票の ID と、検査員の ID は分けておきます。ID を共用すると、ガイドラインが求める「作業者の自動記録」が意味を持たなくなるからです。
権限管理と管理規程で決めること
記録簿を電子で扱う指定工場は、国土交通省のガイドラインにより、自動車検査員、整備主任者、起票・入力の3つの権限を ID とパスワードなどで分け、不正なアクセスを防ぐ必要があります。運用面では管理責任者を置き、管理規程で ID の付与と廃止、記録媒体の使用・保管・搬出入・廃棄を定め、操作マニュアルを備え付けます。ID の共用は禁止されています。共用すると、誰が記録簿を作成・更新したかの自動記録が意味を失うためです。人数の少ない工場でも、事務員の起票用 ID と検査員の ID は分け、退職や異動のときに ID を廃止する手順を管理規程に書いておきます。
電子保存に切り替えても、紙がすべて不要になるわけではありません。取扱いには、紙が必要な場面と、事前の手続が必要な場面が書かれています。
運輸支局、自動車検査登録事務所、軽自動車検査協会の事務所や支所で検査を受けるときに点検整備記録簿を提示する場合は、書面の点検整備記録簿を提示することとされています。持ち込み検査で記録簿を見せる工場は、その分を印刷して持っていく運用が要ります。
特定整備記録簿の写しは、お客様に交付しなければなりません（道路運送車両法第91条第2項）。この写しをメールやダウンロードなど電子で渡す場合は、あらかじめどの方法で渡すかを示し、書面か電磁的方法で承諾を得る必要があります。承諾が得られない場合や、後から撤回された場合は、電子で渡せません。電子で渡すときは、お客様が閲覧や表示、印刷をする方法も伝えます。
取扱いでは、使用者がスマートフォンなどで点検整備記録簿を持つ方法も示されています。クラウドに保存してスマートフォンから見る方法も、求められたときに直ちに明瞭に表示できれば「備え置き」にあたるとされています。一方で、故障、バッテリー切れ、電波の状況、操作に不慣れといった理由で直ちに表示できなければ、点検整備未実施として扱うとも書かれています。電子で渡すお客様には、この点も伝えておくと親切です。
電子保存でも紙や承諾が必要な3つの場面
記録簿を電子保存に切り替えても、紙や事前の承諾が必要な場面が残ります。1つ目は、運輸支局、自動車検査登録事務所、軽自動車検査協会で検査を受けるときで、点検整備記録簿は書面で提示することとされています。2つ目は、特定整備記録簿の写しを電子で渡すときで、渡し方をあらかじめ示して書面か電磁的方法で承諾を得る必要があり、撤回されたら電子では渡せません。3つ目は、お客様が点検整備記録簿を電子で持つ場合で、バッテリー切れや操作の不慣れで直ちに表示できなければ点検整備未実施の扱いになります。電子化の計画には、この3つの例外を最初から組み込んでおきます。
電子で記録簿を作る場合も、記載の決まりは紙と同じです。近畿運輸局の整備主任者研修資料「指定整備関係帳票類の記載要領」には、作業区分ごとのチェック記号の例が次のように示されています。
| 作業区分 | 意味（記載要領より） | チェック記号の例 |
|---|---|---|
| 点検 | 点検の結果、異状がなかった | レ |
| 交換 | 点検の結果、交換した（部品、油脂、液類の交換） | × |
| 修理 | 点検の結果、修理した（摩耗、損傷などのため部品を修復） | △ |
| 調整 | 点検の結果、調整した（遊び、すき間、角度などを基準値に戻す。スキャンツール等での機能調整を含む） | A |
| 締付 | 点検の結果、締め付けた | T |
| 清掃 | 点検の結果、清掃した | C |
| 給油 | 点検の結果、給油した（油脂、液類の補給） | L |
| 省略 | 自動車点検基準の規定により行わないことができる項目について、点検を省略した | P |
| 該当なし | 該当する装置が無い場合 | ／ |
同じ資料では、点検整備の際に特定整備を伴った場合は、チェック記号を○で囲むなどして記載することや、交換した主な部品や測定結果（ブレーキ・パッドの厚みなど）も必要に応じて記載することが示されています。ネット上には「×は不良」「△は要観察」といった説明も見られますが、記載要領では×は交換、△は修理です。
電子入力では、記号を選択式にしておくと、表にない記号や書き間違いを防げます。ガイドラインが求める「入力漏れ及び誤操作を防止する」エラー検出にも通じる考え方です。
記録簿のチェック記号の意味
整備記録簿のチェック記号は、近畿運輸局の整備主任者研修資料「指定整備関係帳票類の記載要領」で、作業区分ごとの例として示されています。点検して異状がなければレ、交換は×、修理は△、調整はA、締付はT、清掃はC、給油はL、点検基準で省略できる項目を省略した場合はP、該当する装置がなければ／です。×を不良、△を要観察とする説明を見かけますが、記載要領では×は部品や油脂の交換、△は摩耗や損傷した部品の修復を表します。特定整備を伴った場合は記号を○で囲むなどして記載します。電子入力では記号を選択式にすると誤記を防げます。
整備システム・整備ソフト DREAM POWER（ドリームパワー）は、システムの一つとして指定整備記録簿電子保存を用意しています。公式サイトでは「指定整備記録簿 電子保存対応」「3分で作成」とうたっています。オプションの記録簿作成では、記録簿の作成から保安基準適合証への転記までを短時間で行え、ほぼ選ぶだけの入力で入力ミスや未入力を防ぐ作りです。
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整備システム・整備ソフト DREAM POWERで記録簿を電子化する場合
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道路運送車両法第94条の6第2項で、記載の日から2年間の保存が定められています。特定整備記録簿も第91条第3項で2年間です。
自動車点検基準第4条第2項で、第2条第1号から第4号の自動車（事業用自動車、自家用の貨物自動車、レンタカーなど）は1年、第5号と第6号の自動車（自家用乗用車などその他の自家用自動車）は2年と定められています。定期点検の周期が3か月や6か月の車は1年、1年の車は2年と覚えると分かりやすくなります。
国土交通省の取扱いでは、紙の記録簿をスキャナで読み取って電子で保存する方法も認められています。ただし、検索、改ざん防止、バックアップなどの措置や、直ちに表示・印刷できる状態が前提です。運用を始める前に、管理規程と保存の仕組みを整えてください。
国土交通省のガイドラインにある検索、媒体への移行、更新履歴の自動記録、改ざん防止、バックアップの5つと、検査員・整備主任者・起票の権限分けに対応しているかを確認します。安い製品やリースなしの契約を選ぶ場合も、この要件は外せません。複数の製品のおすすめの選び方は、姉妹サイトの整備システム比較で整理しています。
近畿運輸局の記載要領では、自動車点検基準の規定により行わないことができる項目について点検を省略した場合の記号の例としてPが示されています。修理や分解の意味ではありません。
記載内容は2026年10月7日時点で公表資料を確認したものです。税務や法令の個別の判断は、所管の官庁や専門家にご確認ください。
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