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整備システム・整備ソフト DREAM POWER > 整備ソフト選びのコラム > 整備工場の工程管理｜ホワイトボードから作業の進み具合を画面で共有する
「あの車、何時に上がる？」と受付から工場へ聞きに行く。電話のお客様を待たせて、ピットまで確かめに走る。整備工場の工程管理は、多くの場合ホワイトボード1枚と、工場長の頭の中で回っています。台数が少ないうちはそれで足りますが、車検が重なる月や、担当者が休んだ日には、作業の進み具合が受付から見えなくなり、納車時間の回答や代車の手配が遅れます。この記事では、一般整備と車検の工程に絞って、受付から納車までの流れを分け、ホワイトボードとエクセルの工程管理表をどう使うか、どこで限界が来るか、整備システムで工程を共有するときに何を確かめるかを説明します。鈑金塗装の工程は扱いを分けています。
工程管理は、預かった車が今どの段階にあり、いつ終わるかを把握し、関わる人で共有することです。「工程管理 システム」で検索すると製造業や建設業向けの情報が多く出てきますが、整備工場の工程は、1台ごとに作業の中身が違い、途中で追加の整備が見つかると予定が変わります。ここが製造業の工程とは大きく違うところです。一般整備と車検の流れは、おおむね次のように分けられます。
| 工程 | 主な作業 | 遅れやすい理由 |
|---|---|---|
| 受付 | 車両の確認、お客様の要望の聞き取り、走行距離の記録 | 車検証の情報を手で打ち込んでいる |
| 見積・作業指示 | 見積の作成、作業指示書の発行、担当者の割り当て | 見積の承認待ちでお客様と連絡がつかない |
| 部品手配 | 部品の発注と入荷の確認 | 入荷が翌日以降になる |
| 作業 | 点検、分解整備、交換、調整 | 追加の不具合が見つかる |
| 完成検査 | 指定工場では自動車検査員が保安基準への適合を確かめる | 検査員の手が空かない |
| 洗車・精算・納車 | 洗車、請求書の作成、説明、引き渡し | 請求書の作成が後回しになる |
指定自動車整備事業者の場合、完成検査は工程の中でも人が限られる段階です。道路運送車両法第94条の5では、指定自動車整備事業者が点検と必要な整備を行い、自動車の保安基準への適合を自動車検査員が証明したときに、保安基準適合証と保安基準適合標章を交付すると定めています。検査員が1人の工場では、完成検査の時間帯を先に決めておくだけで、納車の時刻が読みやすくなります。
整備工場の工程管理は受付から納車まで6つの工程で考えます
整備工場の工程管理とは、預かった車がどの段階にあり、いつ終わるかを把握して共有することです。一般整備と車検の流れは、受付、見積と作業指示、部品手配、作業、完成検査、洗車と精算と納車の6つに分けると整理しやすくなります。製造業の工程管理と違い、1台ごとに作業の中身が異なり、作業の途中で追加の不具合が見つかると予定が変わります。指定工場では、道路運送車両法第94条の5により自動車検査員が保安基準への適合を証明してから保安基準適合証を交付するため、検査員が少ない工場ほど完成検査が詰まりやすく、その時間帯を先に決めると納車の時刻が読めるようになります。
ホワイトボードは、工場の誰もが見られて、書き換えも速いという強みがあります。縦に車両（登録番号と車名）、横に工程を並べた表を書き、車ごとのマグネットを工程の欄に動かしていく形が、よく使われます。
問題は、ホワイトボードが置いてある場所でしか見られないことです。受付が事務所にあり、ボードがピットにある工場では、電話のたびに確かめに行くことになります。拠点が2つある場合や、営業担当が外出先から進み具合を知りたい場合も同じです。また、ボードは消してしまうと記録が残りません。この車は何日預かったのか、どの工程で止まりがちなのかを後から振り返れず、改善の手がかりも消えてしまいます。写真に撮って残している工場もありますが、探し出すのは手間です。
工程管理のホワイトボードは見える場所が限られ、記録が残りません
工程管理のホワイトボードは、縦に車両、横に工程を並べ、車ごとのマグネットを動かしていく形で使うのが一般的です。担当者ごとに色を分け、納車予定の時刻を書き、部品待ちや承認待ちの車を別の欄に寄せると、止まっている車がひと目で分かります。一方で、ボードが置かれた場所でしか見られないため、受付が事務所にある工場では電話のたびにピットへ確かめに行くことになり、拠点が2つある場合や外出先からは進み具合が分かりません。さらに、消すと記録が残らないので、どの工程で止まりがちかを後から振り返れず、改善の手がかりも失われます。台数が増えた工場ほど、この弱みが目立ちます。
ホワイトボードの次の段階として、エクセルで工程管理表を作る工場もあります。1行を1台の入庫にし、列に工程ごとの状態を持たせる形です。
| 列 | 入れる内容の例 |
|---|---|
| 入庫番号・登録番号・車名 | 伝票や台帳と照らし合わせる番号 |
| 受付日時・納車予定日時 | お客様と約束した時刻 |
| 担当者 | 作業の担当と完成検査の担当 |
| 工程の状態 | 受付済み、見積待ち、部品待ち、作業中、検査待ち、完了をリストから選ぶ |
| 止まっている理由 | 部品の入荷予定日、お客様への連絡状況 |
| 代車 | 代車の有無と返却予定日 |
エクセルなら記録は残り、月末に「部品待ちで止まった日数」を集計することもできます。ただし、ファイルを開いた人しか最新の状態を見られず、工場で作業している人がそのつど入力するのは現実的ではありません。結局、工場長が夕方にまとめて入力し、日中はホワイトボードと二本立て、という運用になりがちです。工程管理表と請求書や作業指示書が別のファイルになるので、同じ車の情報を何度も打つことにもなります。鈑金塗装の工程管理表のひな形は、姉妹サイトの鈑金の工程管理表テンプレートで配布しています。
工程管理表のエクセルは記録が残る反面、現場の入力が続きません
工程管理表をエクセルで作るときは、1行を1台の入庫にし、受付日時、納車予定日時、担当者、工程の状態、止まっている理由、代車の有無を列に持たせます。工程の状態を受付済み、見積待ち、部品待ち、作業中、検査待ち、完了のリストから選ぶ形にすれば、月末に部品待ちで止まった日数などを集計でき、ホワイトボードと違って記録が残ります。一方で、最新の状態はファイルを開いた人にしか見えず、作業中の整備士がそのつど入力するのは難しいため、工場長が夕方にまとめて入力し、日中はホワイトボードと二本立てになりがちです。請求書や作業指示書と別のファイルになり、同じ車の情報を何度も打つ手間も残ります。
車検の工程は、入庫の予約の段階で半分決まります。予約を受けるときに1日に受けられる台数の上限を決めておかないと、同じ日に車検が集中し、どれだけ工程を管理しても納車が遅れます。
令和7年4月1日から、車検は有効期間満了日の2か月前から受けても、残りの有効期間を失わなくなりました。近畿運輸局の発表では、車検の需要が特定の期間に集中して、お客様が予約を取りづらく、整備士が残業や休日出勤に追われていることが改正の背景とされています。案内を2か月前から出し、空いている日を工場から提案すれば、繁忙期の入庫を前に寄せられます。案内の時期と出し方は車検案内の出し方と自動化で詳しく扱っています。
工程が見えるようになると、お客様からの「いつ終わりますか」に、その場で答えられるようになります。代車の手配も同じで、どの代車がいつ戻るかが工程と一緒に分かっていれば、次の予約に回せる代車を早めに確保できます。代車の予定を工程とは別の紙で管理していると、戻る日の変更が伝わらず、貸し出しが重なることがあります。受付の時間を短くするには、車検証の情報の取り込みも見直す価値があります。方法は車検証のQRコードの読み取り方と整備システムへの取り込みで紹介しています。
車検の工程は予約の上限と2か月前からの案内で平準化します
車検の工程管理は、入庫の予約の段階で決まる部分が大きく、1日に受けられる台数の上限を決めずに予約を受けると、工程をどれだけ管理しても納車が遅れます。令和7年4月1日から車検は有効期間満了日の2か月前から受けても残りの有効期間を失わなくなり、近畿運輸局は、車検の需要が特定の期間に集中し整備士が残業や休日出勤に追われていることを改正の背景に挙げています。案内を2か月前から出して空いている日を工場から提案すれば、繁忙期の入庫を前に寄せられます。代車の予定も工程と同じ場所で管理すると、戻る日の変更が受付にもすぐ伝わり、貸し出しの重複を防げます。
工程管理だけの専用ソフトを入れる方法もありますが、整備工場では、工程の情報が伝票や車両の履歴とつながっていないと、入力が二重になります。整備システムで工程を管理する場合は、次の項目を確かめておくと、導入後に使われなくなる失敗を避けられます。
3つ目の端末は、工程管理が続くかどうかを左右します。整備士が手を止めて事務所のパソコンまで行かないと入力できない仕組みでは、結局ホワイトボードに戻ってしまいます。デモを受けるときは、ピットに立ったつもりで、1台の状態を変えるまでに何回操作が要るかを数えてみてください。鈑金の見積から納品書までの流れを整備システムでつなぐ方法は鈑金見積と整備システムの連動で説明しています。
整備システムの工程管理は伝票とのつながりと現場の端末で選びます
整備システムで工程管理をするときに確かめる項目は6つあります。工程の情報が見積、作業指示書、請求書と同じ車両の記録に結びつくか、予定をカレンダーで受付と工場が共有できるか、パソコン以外の端末から状態を変えられるか、代車の予定を近い画面で見られるか、複数拠点を拠点ごとと全体で見られるか、担当者ごとに使える機能を分けられるかです。中でも現場の端末は、工程管理が定着するかどうかを左右し、整備士が事務所まで歩かないと入力できない仕組みでは、ホワイトボードに戻ってしまいます。デモでは、1台の状態を変えるまでの操作の回数を数えて比べると、違いがはっきりします。
整備システム・整備ソフト DREAM POWER（ドリームパワー）では、工程管理をオプションとして追加できます。作業の進み具合をシステム上で管理し、カレンダーに予定を登録して共有する機能です。スケジュール、工程管理、代車管理に登録した予定は、Googleカレンダーへ登録することもできます。
工程管理とタブレット利用はオプションなので、必要な工場だけが追加できます。オプションの中には2か月間無料で試せるものもあり、どれが対象かはオプション一覧でご案内しています。整備システム本体は、顧客管理、車両管理、伝票作成、入金管理、合計請求、統計、車検点検案内、自由検索で構成され、導入実績は6,000社、利用継続率は97.38%です。契約は月単位のレンタルで、法改正に合わせたアップデートと、電話とリモート操作のオンラインサポートは無料です。機能の全体は主な機能からご覧ください。
整備システム・整備ソフト DREAM POWER の工程管理は予定をカレンダーで共有します
整備システム・整備ソフト DREAM POWER の工程管理はオプション機能で、作業の進み具合をシステム上で管理し、カレンダーに予定を登録して受付と工場で共有できます。スケジュール、工程管理、代車管理に登録した予定はGoogleカレンダーにも登録でき、代車管理では自社の代車の貸し出し状況を管理できます。同じくオプションのタブレット利用を組み合わせると、パソコンで使っている整備システムをタブレットからも操作でき、店舗の中だけでなく出先でも使えます。伝票作成で作る見積書や作業指示書と同じ車両の記録の上で動くため、工程管理表を別に作る二重入力がなくなります。
なくす必要はありません。ピットで全員がひと目で見られるという強みは残るので、整備システムの工程管理を正とし、ボードは当日の段取りを書く場所として使い分ける工場もあります。どちらを正の記録にするかだけは、先に決めておいてください。
工程の状態の呼び方を決めて、リストから選ぶ形にすることです。「作業中」「整備中」「作業開始」のように呼び方がばらつくと、集計も並べ替えもできません。あわせて、誰がいつ入力するかも決めておきます。
使えないわけではありませんが、整備工場では工程の情報が伝票や車両の履歴とつながっていないと入力が二重になります。1台ごとに作業の中身が違い、途中で追加の整備が入る点も、製造業の工程とは違うところです。
工程の情報が伝票と同じ車両の記録に結びつくか、現場でタブレットなどから状態を変えられるか、代車の予定を一緒に見られるかの3点で比べるのがおすすめです。リースなしで導入できるか、工程管理が標準かオプションかも確かめてください。製品ごとの比較は姉妹サイトの整備システム比較で確認できます。
受付から納車までを工程に分ける考え方は同じですが、鈑金塗装は板金、下地、塗装、乾燥、組み付けと工程が長く、保険会社との協定の待ちも入ります。鈑金の見積と請求の流れは、鈑金見積と整備システムの連動の記事でまとめています。
記載内容は2026年10月25日時点で公表資料を確認したものです。税務や法令の個別の判断は、所管の官庁や専門家にご確認ください。
整備システム・整備ソフト DREAM POWER の資料をお送りします
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