日本カーネットのおすすめサービス
整備システム・整備ソフト DREAM POWER > 整備ソフト選びのコラム > 整備工場の顧客管理をエクセルでする方法と限界｜車両と車検満了日まで
開業したばかりの工場や、お客様が数百人までの工場では、顧客管理をエクセルで回しているところが少なくありません。表計算ソフトはたいていのパソコンに入っており、列を足すのも並べ替えるのも自由です。困るのは、1人のお客様が2台目を買ったとき、名義が家族に移ったとき、車検満了日を誰かが更新し忘れたときです。この記事では、整備工場の顧客台帳をエクセルで作るときのシートの分け方と項目、車検満了日の管理のしかたを具体的に示したうえで、エクセルで続けられる範囲と、整備システムへ移る目安を整理します。
整備工場の顧客管理は、お客様の連絡先だけを並べた名簿では足りません。整備の仕事は車に対して発生するので、車両の情報と、いつ何をしたかという入庫の記録までそろって、はじめて案内や見積に使える台帳になります。最低限そろえたい項目は次のとおりです。
| 種類 | 項目の例 | 使い道 |
|---|---|---|
| 顧客 | 顧客番号、氏名または会社名、フリガナ、住所、電話番号、携帯番号、メールアドレス、案内の可否 | 連絡、請求書の宛名、はがきの宛名 |
| 車両 | 車両番号、顧客番号、登録番号、車名、型式、車台番号、初度登録年月、車検満了日 | 車検の案内、部品の手配、リコールの確認 |
| 入庫 | 入庫番号、車両番号、入庫日、作業区分（車検・点検・一般整備・鈑金）、走行距離、作業の要約、金額の有無 | 履歴の確認、次回の提案、休眠の判断 |
「案内の可否」は見落とされやすい項目です。はがきやSMSを送ってよいか、電話は何時ごろがよいかなどを、受付で聞いたときに残しておくと、案内を送る段階で迷いません。
整備工場の顧客管理エクセルは顧客、車両、入庫の3種類の項目で作ります
整備工場の顧客管理をエクセルで行うときは、お客様の連絡先だけでなく、車両と入庫の記録まで台帳に入れます。顧客には顧客番号、氏名、住所、電話番号、案内の可否を、車両には登録番号、型式、車台番号、初度登録年月、車検満了日を、入庫には入庫日、作業区分、走行距離、作業の要約を持たせます。整備の仕事は車に対して発生するため、車両と入庫の記録がない名簿では、車検の案内も、次回の整備の提案も、来なくなったお客様の判断もできません。受付で聞いた案内の可否や連絡のつきやすい時間帯も、項目として残しておくと案内の段階で迷わなくなります。3種類は同じファイルの中で別々のシートに分けます。
1枚のシートに顧客と車両と入庫を横に並べると、最初は見やすく感じます。しかし、1人で2台を持つお客様が来ると行を複製することになり、住所が変わったときに片方だけ直す、といったずれが起きます。そこで、顧客、車両、入庫を別々のシートに分け、番号でつなぐ形をおすすめします。
顧客シートの1行は1人のお客様、車両シートの1行は1台の車、入庫シートの1行は1回の入庫にします。車両シートには、その車の持ち主の顧客番号を書き、入庫シートには、入庫した車の車両番号を書きます。こうしておけば、お客様が2台目を買っても、車両シートに1行足すだけで済みます。名義が家族に移った場合も、車両シートの顧客番号を書き換えれば、整備の履歴は車についたまま残ります。
エクセルの台帳が崩れる原因の多くは、入力のゆれです。日付が「2026/10/25」と「R8.10.25」で混じる、作業区分が「車検」「継続検査」「シャケン」で分かれる、電話番号にハイフンがあったりなかったりする、といったずれは、後で並べ替えや抽出をしたときに漏れを生みます。作業区分はドロップダウンリストから選ぶ形にし、日付の列は日付の形式に固定しておきます。
ゼロから作るのが手間な場合は、記入例つきのひな形を使うのも手です。整備の履歴を記録する表のテンプレートは、姉妹サイトの整備履歴表のテンプレートで配布しています。
顧客台帳のエクセルは3枚のシートに分けて番号でつなぎます
顧客台帳をエクセルで作るときは、顧客、車両、入庫を別々のシートにし、1行に1人、1台、1回の入庫を記録します。車両シートには持ち主の顧客番号を、入庫シートには入庫した車の車両番号を書いて、番号で3枚をつなぎます。この形なら、お客様が2台目を買っても車両シートに1行足すだけで済み、名義が家族に移ったときも顧客番号を書き換えるだけで、整備の履歴はその車に残ったままになります。崩れの主な原因は入力のゆれなので、作業区分はドロップダウンリストで選ばせ、日付の列は日付形式に固定し、電話番号の書き方も一つに決めておくと、後の並べ替えや抽出で漏れが出ません。
顧客管理のエクセルで最も役に立つのが、車検満了日の一覧です。車両シートの車検満了日の列で並べ替え、今月から3か月先までの車をフィルターで抜き出せば、その月に案内すべき車が分かります。
近畿運輸局の発表によると、道路運送車両法施行規則の改正で、令和7年4月1日以降は満了日の2か月前に車検を受けても、残っていた有効期間はなくなりません。改正の目的は車検の混雑を和らげ、整備士の働き方を改めることです。エクセルでは、満了日のちょうど2か月前の日付を計算する列を作り（月単位で日付をずらすEDATE関数を使うと、月末の日付もずれません）、その日付が今日を過ぎた車に条件付き書式で色をつけると、案内の時期が来た車がひと目で分かります。
満了日の列は、車検を受けるたびに必ず書き換えます。道路運送車両法第61条では、自家用乗用自動車の有効期間は2年（新車の初回は3年）なので、更新を忘れると次の案内がまるごと抜けます。電子車検証では、有効期間の満了日が券面に記載されず、ICタグに記録されています。国土交通省の電子車検証特設サイトによると、車検証閲覧アプリで券面にない情報を確認でき、ICタグの内容は自動車検査証記録事項としても確かめられます。受付で満了日を手で打ち込む工場は、読み間違いを防ぐ手順を決めておきましょう。券面の二次元コードを読み取る方法は車検証のQRコードの読み取り方で説明しています。
エクセルの車検管理は満了日の2か月前を計算する列で行います
エクセルで車検管理をするときは、車両シートの車検満了日の列から2か月前の日付を計算する列を作り、その日付を過ぎた車に条件付き書式で色をつけます。令和7年4月1日から車検は有効期間満了日の2か月前から受けても残りの期間を失わなくなったため、案内もこの時期に合わせると無駄がありません。満了日は車検のたびに必ず書き換えます。自家用乗用自動車の有効期間は道路運送車両法第61条で2年（新車の初回は3年）と決まっており、更新を忘れると次の案内が抜けます。電子車検証では満了日が券面になくICタグに記録されるので、車検証閲覧アプリなどで確かめてから入力します。
エクセルの台帳は、作り方を工夫すればかなりの所まで使えます。それでも、工場の規模や人数が増えると、次のような問題が出てきます。
顧客台帳には、氏名、住所、電話番号、車台番号など、個人を特定できる情報がまとまっています。個人情報保護委員会のガイドライン（通則編）は、従業員100人以下の中小規模事業者にも安全管理措置を求めており、手法の例として、個人データを扱う機器と担当者をはっきりさせること、ユーザーIDとパスワードで利用者を確かめること、機器のOSとセキュリティ対策ソフトを最新の状態に保つこと、ファイルをメールで送るときにパスワードを設定すること、電子媒体を持ち運ぶときに紛失や盗難を防ぐことを挙げています。エクセルの台帳をUSBメモリで自宅に持ち帰るような運用は、ここに引っかかります。
顧客管理のエクセルは二重入力、同時編集、持ち出しの3点で限界が来ます
顧客管理をエクセルで続ける限界は、主に3つの場面で表れます。1つ目は二重入力で、請求書を作るたびに同じ内容を台帳にも書き写すことになります。2つ目は同時編集で、受付と工場の複数の人が同じファイルを開くと上書きが起き、誰が直したかも残りません。3つ目は持ち出しです。個人情報保護委員会のガイドライン（通則編）は従業員100人以下の事業者にも安全管理措置を求め、扱う機器と担当者の明確化、IDとパスワードによる確認、OSやセキュリティ対策ソフトを最新に保つこと、電子媒体の持ち運び時の紛失防止を例に挙げています。ファイル1つで台帳全体を複製できるエクセルは、この管理が難しくなります。
エクセルをやめる時期に決まりはありません。次のどれかに当てはまるようになったら、整備システムを試してみる時期と考えてよいでしょう。
| 目安 | 状況の例 |
|---|---|
| 書き写しの時間 | 請求書を作ったあと、台帳への転記に毎日まとまった時間を使っている |
| 案内の漏れ | 車検満了日の更新忘れで、案内を出しそびれた車が出た |
| 人数 | 受付と工場で2人以上が同じ台帳を直している |
| 複数台のお客様 | 法人や家族で複数台を預かるお客様が増え、つながりが追えない |
| 法令への対応 | インボイス制度の請求書や記録簿の作成を、別の表で回している |
移るときは、エクセルの台帳がそのまま財産になります。顧客番号でつながった表になっていれば、移行の作業も進めやすくなります。逆に、1枚のシートに全部を並べた台帳は、移す前に重複を整理する手間がかかります。無料のソフトで足りるかどうかの判断は自動車整備ソフトは無料で足りるかの記事、ほかのソフトや表からデータを移す手順は整備システムの乗り換え手順とデータ移行で解説しています。
エクセルから整備システムへ移る目安は転記、漏れ、人数の3つです
エクセルの顧客管理から整備システムへ移る目安は、請求書から台帳への転記に毎日まとまった時間を使うようになったとき、車検満了日の更新忘れで案内を出しそびれた車が出たとき、受付と工場の2人以上が同じ台帳を直すようになったときの3つです。法人や家族で複数台を預かるお客様が増えた場合や、インボイス制度の請求書や記録簿を別の表で作っている場合も、移る時期に入っています。顧客番号で顧客、車両、入庫がつながった台帳は移行の作業を進めやすく、1枚のシートに全部を並べた台帳は、移す前に同じお客様の重複を整理する手間がかかります。移ると決めたら、まず台帳の重複から片づけます。
整備システム・整備ソフト DREAM POWER（ドリームパワー）は、顧客管理、車両管理、伝票作成、入金管理、合計請求、統計、車検点検案内、自由検索の機能で構成された整備システムと、車両販売システムを一つにしたインストール型の製品です。顧客の詳細情報と車両の車検証情報を別々に管理し、照会検索から顧客や車両を探して、各機能へボタン一つで移れます。伝票作成では請求書、納品書、見積書、作業指示書を作れるので、エクセルの台帳への書き写しがなくなります。
エクセルの台帳から整備システムに移る場合も、他社のシステムから移る場合も、顧客、車両、整備履歴のデータを移せます（一部例外があります）。契約は月単位のレンタルで長期リースの縛りがなく、導入実績は6,000社、利用継続率は97.38%です。機能の一覧は主な機能、料金は資料請求でご案内しており、料金のご案内から申し込めます。来なくなったお客様を台帳から抜き出す方法は休眠顧客の掘り起こし方でまとめています。
整備システム・整備ソフト DREAM POWER は顧客と車両を分けて管理します
整備システム・整備ソフト DREAM POWER は、顧客の詳細情報と車両の車検証情報を別々に管理する整備システムで、エクセルで3枚のシートに分けて番号でつないでいた形を、最初から仕組みとして持っています。伝票作成で請求書や作業指示書を作ればその記録が車両の履歴になるので、台帳への書き写しは要りません。車検管理で満了日の一覧とアタックシートを印刷でき、電子車検証と連動する機能では車検証閲覧アプリで読み取った情報を取り込めます。アカウント設定で人ごとに使える機能を制限でき、エクセルの台帳や他社のシステムからは顧客、車両、整備履歴のデータを移せます（一部例外あり）。
表計算ソフトのひな形を探すほか、整備の履歴を記録する表は姉妹サイトの整備履歴表のテンプレートでも配布しています。どのひな形を使う場合も、顧客、車両、入庫を別のシートに分け、番号でつなぐ形に直しておくと、2台目のお客様や名義の変更に対応できます。
できます。車両の一覧に車検満了日と、その2か月前の日付を計算する列を作り、条件付き書式で色をつければ、案内の時期が来た車が分かります。ただし、車検を受けるたびに満了日を書き換える作業を忘れると、次の案内が抜けるので、更新の担当者を決めておいてください。
件数の上限より、使う人数と書き写しの手間で限界が来ることが多いです。受付と工場の2人以上が同じファイルを直すようになったら、上書きや更新の漏れが起きやすくなります。お客様が数百人までで、1人で管理しているうちは、エクセルでも回せます。
足りるかどうかは、顧客と車両を分けて管理できるか、エクセルの台帳を取り込めるか、請求書や車検案内とつながるかで決まります。安い製品やリースなしの製品を比べるときも、まずこの3点を確かめてください。製品ごとの比較は姉妹サイトの整備システム比較でも確認できます。
パスワードは手段の一つですが、それだけでは足りません。個人情報保護委員会のガイドラインでは、扱う機器と担当者をはっきりさせること、OSやセキュリティ対策ソフトを最新に保つこと、持ち運ぶときの紛失を防ぐことなども例に挙げています。保存場所と持ち出しのルールも決めておきましょう。
記載内容は2026年10月25日時点で公表資料を確認したものです。税務や法令の個別の判断は、所管の官庁や専門家にご確認ください。
整備システム・整備ソフト DREAM POWER の資料をお送りします
整備と車両販売を1つのシステムで。月単位のレンタル契約で長期リースの縛りがなく、アップデートとオンラインサポートは無料です。資料請求・デモ申込は無料で承っています。
無料で相談・資料請求する※お問い合わせは自動車関係企業様のみでお願いいたします。
日本カーネットのおすすめサービス
整備システム・整備ソフト DREAM POWER
