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整備システム・整備ソフト DREAM POWER > 整備ソフト選びのコラム > 車検案内の出し方と自動化｜はがき・SMS・電話のタイミングと法令の注意点
車検の入庫は、案内の出し方で大きく変わります。案内が遅れれば、お客様はその間に別の店のチラシやネットの予約画面を見ます。早すぎれば、はがきは冷蔵庫の扉に貼られたまま忘れられます。整備工場にとって車検案内は、毎月必ず発生する営業の仕事です。それでいて、満了日の抽出、宛名の印刷、SMSの送信、電話の順番と、手でやると意外に時間を取られます。この記事では、車検案内の出し方を、タイミング、はがき・SMS・電話の使い分け、法令の注意点、整備システムでの自動化の順に整理します。
令和7年4月1日から、車検（継続検査）は自動車検査証の有効期間満了日の2か月前から受けても、残っている有効期間を失わずに更新できるようになりました。それまでは1か月前からでした。国土交通省は、年度末に車検が集中して予約が取りにくく、整備士の残業や休日出勤が増えていることを改正の理由に挙げています。
この改正で、案内の設計も変わります。満了日の2か月前に入庫してもらえれば、お客様は損をしません。工場は、満了日が集中する月の作業を前の月に分散できます。つまり、案内は2か月前の入庫に間に合うように出すのが基本になります。
| 時期（満了日から逆算） | 案内の手段 | ねらい |
|---|---|---|
| 約3か月前 | はがき | 車検の時期が近いことを知らせ、予約の候補日を考えてもらう |
| 約2か月前 | SMSまたはLINE | 受検できる期間に入ったことを知らせ、予約の連絡を促す |
| 約1か月半前 | 電話 | まだ予約がないお客様に直接確認する |
| 約1か月前 | SMSか電話（再案内） | 満了日が近いことを伝え、取りこぼしを防ぐ |
この表は一つの例で、決まった型があるわけではありません。代車の台数やリフトの空き、繁忙期の時期に合わせて、案内を出す月をずらして構いません。大事なのは、毎月同じ日に同じ条件で抽出し、出し忘れの月を作らないことです。
車検案内のタイミングの決め方
車検案内のタイミングは、令和7年4月1日の制度改正で、満了日の2か月前の入庫に間に合うように組むのが基本になりました。この日から、車検は有効期間満了日の2か月前から受けても残りの有効期間を失わなくなったため、お客様に損をさせずに早めの入庫をお願いできます。たとえば満了日の約3か月前にはがき、約2か月前にSMS、約1か月半前に未予約の方へ電話、という順に出すと、年度末のような繁忙月の作業を前の月へ分散しやすくなります。抽出の基準日を毎月固定し、どの月も同じ条件で案内対象を拾うことが、出し忘れを防ぐいちばん確実な方法です。
3つの手段は、届き方と手間がそれぞれ違います。どれか1つに絞るより、役割を分けて組み合わせるほうが予約につながります。
| 手段 | 強み | 弱み |
|---|---|---|
| はがき | 手元に残り、家族の目にも入る。年配のお客様に届きやすい | 印刷と投函の手間がかかる。住所が古いと戻ってくる |
| SMS | 電話番号だけで届き、開封されやすい。文面が短く済む | 長い説明に向かない。送信の同意や表示の決まりがある |
| 電話 | その場で予約日を決められる。代車や見積の相談もできる | 1件ごとに時間がかかり、留守も多い |
はがきには、車名と登録番号、満了日、受検できる期間、予約の連絡先を必ず入れます。登録番号が入っていれば、複数台を持つお客様でもどの車の案内かすぐ分かります。料金の目安を載せる工場もありますが、車の状態で変わる部分は「お見積りはご来店時に」として、誤解を招かない書き方にします。
SMSは文面が短いため、要件を1つに絞ります。「○○様のお車（登録番号）の車検満了日は○月○日です。○月○日から受検できます。ご予約はこちらへ」程度で十分です。送信者の名称と連絡先、配信を止めたいときの方法も入れます。この点は次の節で説明します。
電話は、はがきとSMSで反応がなかったお客様に絞ってかけます。かける前に、前回の整備内容、交換を勧めた部品、代車の要否を画面で見ておくと、短い電話で予約まで進められます。電話を受けたときに顧客情報を表示するCTIシステムがあれば、折り返しの電話にも同じ準備で応じられます。
はがき・SMS・電話を組み合わせる理由
車検案内は、はがき、SMS、電話を役割で分けて組み合わせると、取りこぼしが減ります。はがきは手元に残り家族の目にも入るため、車検の時期を知らせる最初の案内に向いています。SMSは電話番号だけで届き、短い文面で受検できる期間に入ったことを知らせるのに向いています。電話は1件ごとに時間がかかる分、その場で予約日を決められるため、はがきとSMSに反応がなかったお客様に絞って使うと効率が上がります。3つを同じ月にまとめて出すより、満了日から逆算して時期をずらすほうが、お客様にとっても受け取りやすい案内になります。
SMSやメールで車検案内を送るときに関係するのが、「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律」（特定電子メール法）です。総務省の解説資料では、広告宣伝のために送る電子メールが対象で、携帯電話やスマートフォン同士で電話番号を使って送るSMSも対象になると明記されています。
車検の予約を勧める案内は、営業のための連絡です。広告宣伝メールにあたるものとして運用しておくと、後から慌てずに済みます。総務省の資料にある主な決まりは次のとおりです。
車検を受けたお客様は「取引関係にある者」にあたる場合が多いと考えられますが、表示や受信拒否の決まりは同意の例外とは別に守る必要があります。受付票や顧客カードに「車検・点検のご案内をSMSでお送りしてよいか」の欄を設けておけば、同意の記録と運用の線引きが一度に済みます。
車検案内のSMSで守ること
車検案内をSMSで送る場合、総務省の解説で特定電子メール法の対象とされているため、広告宣伝メールと同じ決まりを前提に運用するのが安全です。具体的には、送信の同意を得たうえで、同意を受けた時期と方法を記録して最後に送った日から1か月保存し、本文に送信者の名称と受信拒否の連絡先を入れ、受信拒否の連絡があれば以後は送らないことです。取引関係にある相手は同意の例外とされていますが、表示や受信拒否の扱いは別に守る必要があります。受付票に案内の可否を尋ねる欄を設けると、同意の記録を日々の受付の中で残せます。
車検案内は、お客様の氏名、住所、電話番号、車両の情報を使う業務です。整備工場も、個人情報保護法の「個人情報取扱事業者」として次のような義務を負います。
| 条文 | 内容 | 車検案内での対応 |
|---|---|---|
| 第17条 | 利用目的をできる限り特定する | 「車検・点検・整備のご案内のため」など、案内に使うことを利用目的に入れる |
| 第21条 | 取得時に利用目的を通知・公表し、書面で直接取得するときは明示する | 受付票や店頭掲示、ホームページで利用目的を示す |
| 第23条 | 漏えい等を防ぐ安全管理措置 | 顧客データを扱うパソコンにパスワードをかけ、持ち出しの規則を決める |
| 第25条 | 委託先の監督 | はがきの印刷や発送、電話の代行を外部に頼むときは、委託先の管理体制を確認する |
| 第27条 | 本人の同意なく第三者に提供しない | 提携先などに顧客名簿を渡す場合は、委託との違いを確認する |
はがきの印刷や発送、電話での予約受付を外部の業者に頼むことは、個人データの取扱いの「委託」にあたります。委託そのものに本人の同意は要りませんが、委託先がデータを安全に扱っているかを監督する義務が工場側に残ります。契約書に、データの利用範囲と返却・消去の方法が書かれているかを確認してください。
車検案内で顧客データを使うときの確認事項
車検案内に顧客の氏名や住所、電話番号を使うには、個人情報保護法第17条と第21条により、利用目的に「車検・点検・整備のご案内」を含めて特定し、受付票や店頭掲示、ホームページなどで通知または公表しておく必要があります。はがきの発送や電話の代行を外部に頼む場合は、第25条の委託先の監督の対象になり、委託先の管理体制や、データの返却・消去の方法を契約で確認します。整備システムに顧客データを集めておけば、どのお客様にいつ、どの手段で案内したかの記録も残り、問い合わせを受けたときに説明しやすくなります。
車検案内の起点になる有効期間満了日は、電子車検証になってから券面に印字されていません。国土交通省の電子車検証特設サイトによると、令和5年1月4日以降、新規登録や継続検査などで電子車検証が交付されており、所有者の氏名や有効期間満了日などの情報はICタグに記録されています。
確認の方法は、車検証閲覧アプリでICタグを読み取る、運輸支局などで渡される「自動車検査証記録事項」を見る、の2つが中心です。ただし、自動車検査証記録事項の窓口での配布は終了の予定が示されています。入庫のたびに満了日を手入力していると、転記ミスがそのまま案内漏れになります。電子車検証の情報を整備システムに読み込める仕組みがあれば、満了日を正しく持てます。
電子車検証と車検案内の満了日データ
電子車検証では、有効期間満了日が券面に印字されず、ICタグに記録されています。国土交通省の電子車検証特設サイトでは、令和5年1月4日以降に新規登録や継続検査などで電子車検証が交付されていること、満了日などは車検証閲覧アプリや自動車検査証記録事項で確認できることが説明されています。車検案内は満了日を基準に抽出するため、この日付を正確に持てているかが案内の精度を決めます。入庫時に電子車検証の情報を整備システムへ読み込めば、手入力による転記ミスを避けられ、次回の案内対象を毎月同じ条件で抽出できます。
車検案内を自動化するといっても、全部を機械に任せるわけではありません。手間がかかるのは、対象の抽出、宛名と文面の作成、発送の3つです。ここを整備システムに任せ、電話での確認は人が担う形が現実的です。
整備システム・整備ソフト DREAM POWER（ドリームパワー）は、整備システムの機能として車検点検案内を備えています。満了日をもとに案内の対象を抽出できます。さらにオプションで、次のような使い方ができます。
案内のはがき作成と電話連絡、予約日程の調整を代わりに行う車検予約代行サービスもあります。自社で電話をかける余力がない場合の選択肢になります。オプションの内容はオプション一覧で、利用者向けのサービスは利用者限定のサービス一覧で確認できます。
乗り換えの月は、旧システムと新システムで同じお客様に二重に案内が届かないよう注意が要ります。進め方は「整備システムの乗り換え手順とデータ移行」にまとめています。無料のソフトや表計算で案内を管理している場合の限界は「自動車整備ソフトは無料で足りる？」で扱っています。
整備システム・整備ソフト DREAM POWERでの車検案内の自動化
整備システム・整備ソフト DREAM POWERは、整備システムに車検点検案内の機能を備え、満了日をもとに案内の対象を抽出できます。オプションを使えば、SMS配信と車検点検案内はがきの作成から発送まで任せられ、さらに毎月決めた日付での配信・発送を自動化できます。電話の着信時に顧客情報を表示するおもてなし（CTI）システムや、LINE公式アカウントとの連動も用意されています。電子車検証との連動で満了日を正しく取り込めるため、抽出から発送までの手間を減らし、人は予約の電話と入庫の段取りに時間を使えます。
令和7年4月1日から満了日の2か月前から受検しても有効期間を失わなくなったため、2か月前の入庫に間に合うよう、約3か月前に出すのが一つの目安です。繁忙期や作業の空き具合に合わせて調整してください。
総務省の解説では、SMSも特定電子メール法の対象です。取引関係にある相手は同意の例外とされていますが、送信者の名称や受信拒否の連絡先の表示、受信拒否後は送らないといった決まりは守る必要があります。受付時に案内の可否を確認しておくと確実です。
印刷や発送を頼む場合は、個人情報保護法でいう「委託」にあたり、本人の同意は不要とされています。その代わり、委託先を監督する義務があります。
満了日からの対象抽出、はがきとSMSの両方への対応、発送日の自動設定、電子車検証の読み込みの4点を確認してください。安い製品を選ぶ場合でも、リースなしで解約しやすいか、法改正に合わせた更新があるかも見ておくと安心です。おすすめの選び方を含めた製品の比較は、姉妹サイトの整備システム比較で整理しています。
電子車検証では満了日が券面に印字されず、ICタグに記録されています。車検証閲覧アプリで読み取るか、整備システムに電子車検証の情報を取り込んで管理する方法があります。
記載内容は2026年10月7日時点で公表資料を確認したものです。税務や法令の個別の判断は、所管の官庁や専門家にご確認ください。
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