日本カーネットのおすすめサービス
整備システム・整備ソフト DREAM POWER > 整備ソフト選びのコラム > 整備工場の請求書ソフト：テンプレートとの違いとインボイス対応
車屋の請求書は、部品代と工賃だけで終わりません。車検なら自動車重量税や自賠責保険料、検査の手数料が加わり、掛けのお客様には月末に合計請求書を送ります。そこへ2023年10月からインボイス制度の記載事項が重なり、2026年10月には免税事業者からの仕入れに関する経過措置の控除割合が70%に下がりました。この記事では、自動車整備の請求書を無料のテンプレートで作る場合と、請求書ソフトや整備システムで作る場合の違いを、国税庁の公表資料に沿って整理します。
整備工場の請求書は、一般的な物販の請求書より行の種類が多くなります。1台分の車検整備を例にすると、少なくとも次のまとまりに分かれます。
| 区分 | 主な中身 | 書くときの注意 |
|---|---|---|
| 部品代 | オイル、フィルター、ブレーキパッド、ワイパーゴムなど | 品名と数量を行ごとに記載 |
| 工賃 | 点検整備、交換作業、診断など | 作業名と工数がわかるように記載 |
| 法定費用 | 自動車重量税、自賠責保険料、検査手数料など | 課税の部品代・工賃とは欄を分ける |
| 代行料・諸費用 | 車検の代行手数料など | 工場の売上として課税区分を確認 |
| 車両の特定情報 | 登録番号、車台番号、走行距離 | どの車の請求かが後から追えるように |
自動車重量税は、国税庁のタックスアンサーで「車検などの際に自動車の重量等に応じて課税される国税」と説明され、納税義務者は自動車検査証の交付を受ける人とされています。工場は車検のときにこれを預かって納める立場なので、自社の売上である工賃や部品代と同じ欄に混ぜず、行を分けておくと、お客様にも経理にも内訳が伝わります。法定費用の消費税の扱いは、顧問の税理士や税務署に確認したうえで請求書の書式に反映させてください。
自動車整備の請求書は部品・工賃・法定費用を分けて書きます
自動車整備の請求書は、部品代、工賃、法定費用、代行料などの諸費用、そして登録番号や車台番号といった車両の特定情報の5つのまとまりで組み立てると、後から読み返しても内訳がわかります。国税庁のタックスアンサーNo.7192によれば、自動車重量税は車検などの際に重量等に応じて課される国税で、納税義務者は自動車検査証の交付を受ける人です。整備工場は車検のときにこれを預かって納めるので、自社の売上である部品代や工賃と同じ欄に入れず、法定費用として別の行にまとめておくのが実務上の基本になります。
「自動車 整備 請求書ソフト 無料」で探すと、表計算ソフト用の請求書テンプレートがたくさん見つかります。開業したばかりで伝票が少ないうちは、テンプレートでも十分に回ります。気をつけたいのは、件数が増えたときに出てくる次のような手間です。
テンプレートでは、請求書がお客様ごと、日付ごとのファイルとして増えていきます。どのお客様に何をいくら請求したかを月単位で集計するには、別に売上の一覧表を作り、請求書を作るたびに転記しなければなりません。転記を1回忘れるだけで、売上の一覧と請求書の控えが合わなくなります。
掛けで取引する法人のお客様やリース会社、保険会社の案件では、作業のたびの請求書とは別に、締め日ごとの合計請求書を出します。テンプレート運用では、合計請求書を作るたびに個別の請求書を開き、金額を拾って合算し、入金があれば別の表で消し込みます。未収金の確認が月末にまとめてしかできないのも、この形の弱点です。
行を追加したときに消費税の計算式の範囲がずれる、軽減税率の行を足したときに合計の式が対象外になる、といったミスは、印刷された請求書を見ただけでは見落としがちです。書式の修正を1人が受け持っていると、その人が不在のときに誰も直せなくなります。
請求書テンプレートの限界は転記と入金管理に出ます
車屋の請求書を表計算のテンプレートで作る方法は、開業直後の伝票が少ない時期には手軽で十分です。限界が出るのは、件数が増えて、請求書を1枚作るたびに売上一覧へ転記し、掛けのお客様の合計請求書を締め日に手で合算し、入金を別の表で消し込むようになったときです。転記を1回忘れるだけで控えと一覧が合わなくなり、行を足したときに消費税の計算式の範囲がずれても印刷物では気づけません。請求書ソフトや整備システムは、伝票から請求、入金、合計請求までを1つのデータで扱うことで、この転記をなくします。
インボイス発行事業者として登録している整備工場は、課税事業者であるお客様から求められたとき、適格請求書（インボイス）を交付しなければなりません。国税庁の「インボイス制度について」では、記載事項を次の6つとしています。
整備工場が扱う部品や工賃は、ほとんどが10%の標準税率です。ただ、待合室で販売する飲み物や、お客様に頼まれて仕入れた食品などが同じ請求書に載ると、8%の行が混ざります。テンプレートを使う場合は、税率ごとの合計欄が両方の税率に対応しているかを確かめておきます。
国税庁のインボイスQ&A問57では、消費税額等に円未満の端数が出る場合は、一の適格請求書につき税率ごとに1回の端数処理を行うとされています。切り上げ、切り捨て、四捨五入のどれを選ぶかは任意ですが、品目ごとに消費税を計算して端数処理し、それを合計して記載することは認められていません。部品1点ごとに税込金額を出すテンプレートを使っている場合は、ここが最も間違いやすい箇所です。
インボイス発行事業者は、交付したインボイスの写しを保存する必要があります。インボイスQ&A問79では、その保存期間を7年と示しています。テンプレートで作った請求書を印刷して渡し、ファイルは上書きしてしまう運用では、写しが残りません。
インボイスの請求書は記載事項6つと端数処理1回が基本です
インボイス制度で整備工場が交付する適格請求書には、登録番号を含む発行事業者の名称、取引年月日、取引内容、税率ごとの対価の合計と適用税率、税率ごとの消費税額等、受け取る事業者の名称の6項目が必要です。国税庁のインボイスQ&A問57によると、消費税額等の円未満の端数処理は1枚の請求書につき税率ごとに1回で、部品ごとに税額を出して合計する方法は認められません。また問79では、交付したインボイスの写しの保存期間を7年としています。テンプレートで作る場合は、この3点を書式と保存の手順で満たしているかを確かめてください。
請求書を出す側だけでなく、受け取る側のルールも整備工場に関わります。外注の鈑金塗装、個人で営む部品の取り付け業者、中古部品の仕入れなどで、相手が免税事業者のままインボイスを出せない場合があるからです。
インボイスがない仕入れでも、一定の割合を仕入税額とみなして控除できる経過措置があります。国税庁の令和8年度税制改正特集によると、その控除割合は次のように段階的に下がります。
| 期間 | 控除できる割合 |
|---|---|
| 2023年10月から2026年9月まで | 80% |
| 2026年10月から2028年9月まで | 70% |
| 2028年10月から2030年9月まで | 50% |
| 2030年10月から2031年9月まで | 30% |
2026年10月からは70%の期間に入っています。ネット上には「80%の次は50%」と書いた古い解説も残っているので、外注先との取引条件を見直すときは国税庁の最新の資料で確かめてください。仕入先ごとにインボイス発行事業者かどうかを記録しておくと、決算のときに経過措置の対象を拾い出しやすくなります。インボイス対応の整備システムの選び方は、姉妹サイトのインボイス対応の整備システムでも紹介しています。
インボイス経過措置の控除割合は2026年10月から70%です
免税事業者などインボイスを発行できない相手からの仕入れについては、一定割合を仕入税額とみなして控除できる経過措置があります。国税庁の令和8年度税制改正特集によれば、控除割合は2023年10月から2026年9月までが80%、2026年10月から2028年9月までが70%、2028年10月から2030年9月までが50%、2030年10月から2031年9月までが30%の4段階です。整備工場では、個人の鈑金業者への外注や中古部品の仕入れが対象になりやすいため、仕入先ごとにインボイス発行事業者かどうかを記録し、期間ごとの割合で計算できるようにしておく必要があります。
請求書を紙で郵送せず、PDFにしてメールで送る工場も増えました。この場合、送る側も受け取る側も、電子帳簿保存法の「電子取引」にあたります。国税庁の電子取引データ保存制度特設サイトでは、2024年1月以降、電子メールの添付ファイルなど電子取引で授受したデータは、紙に印刷して保存するのではなく、要件を満たした形でデータのまま保存する必要があると案内しています。
無料のテンプレートでPDFを作ってメールで送り、送信済みメールにしか控えが残っていない、という状態は見直しが必要です。日付、金額、取引先で後から探せるように、保存のフォルダと名前の付け方を決めておくか、請求書の発行と保存を同じ仕組みで扱える請求書ソフトや整備システムを使うと管理しやすくなります。特設サイトには、要件を緩和する特例の説明もあるので、自社の規模に合った方法を確認してください。
PDFで送った請求書は電子データのまま保存します
請求書をPDFにしてメールで送る、または取引先からPDFで受け取る取引は、電子帳簿保存法でいう電子取引にあたります。国税庁の電子取引データ保存制度特設サイトによると、2024年1月以降は、電子メールの添付ファイルなどで授受したデータを紙に印刷して保存する方法では足りず、要件を満たした形で電子データのまま保存する必要があります。整備工場では、請求書のPDFを送信済みメールに置いたままにせず、日付、金額、取引先で検索できるように保存のルールを決めるか、発行と保存を1つの仕組みで扱える請求書ソフトを使うのが現実的です。
整備システムで請求書を作る場合、請求書は単独の書類ではなく、受付から入金までの流れの一部になります。整備システム・整備ソフト DREAM POWER（ドリームパワー）を例にすると、流れは次のとおりです。
整備システム・整備ソフト DREAM POWER は、顧客管理、車両管理、伝票作成、入金管理、合計請求、統計などの機能で構成され、インボイス制度への対応も公式サイトのPickupに掲げています。制度改正に合わせたアップデートは無料で、請求書の書式を自分で直す必要はありません。入金入力から電子領収証を作れる電子領収証システムもオプションで用意しています。機能の詳細は主な機能、オプションはオプション一覧で確認できます。
鈑金の見積を整備の請求書に取り込みたい場合は鈑金見積と整備システムの連動、そもそも無料のソフトで足りるかを先に考えたい場合は自動車整備ソフトは無料で足りるかの記事も参考にしてください。
整備システムでは請求書が受付から入金までの流れに入ります
整備システムで自動車整備の請求書を作ると、受付で呼び出した顧客と車両のデータから見積、作業伝票、納品書、請求書、入金、締め日の合計請求までが1本の流れでつながります。請求書を作るたびに売上一覧へ転記したり、合計請求のために個別の請求書を開き直したりする作業がなくなるのが、テンプレートとの一番の違いです。整備システム・整備ソフト DREAM POWER は、伝票作成、入金管理、合計請求の機能を備え、インボイス制度に対応しています。法改正に合わせたアップデートは無料で提供されるため、記載事項が変わっても書式を自分で直す必要はありません。
書式が6つの記載事項を満たし、消費税額の端数処理が請求書ごと・税率ごとに1回になっていれば、無料のテンプレートでもインボイスとして交付できます。ただし、交付した請求書の写しを7年保存する手順や、PDFで送った場合のデータ保存は、自分で仕組みを用意する必要があります。
部品代や工賃とは行を分けて、法定費用としてまとめるのが一般的です。自動車重量税の納税義務者は車検証の交付を受けるお客様なので、工場の売上と混ざらないようにしておくと、お客様にも経理にも内訳が伝わります。消費税の扱いは税理士や税務署に確認してください。
経過措置により、2026年10月から2028年9月までは仕入税額相当額の70%を控除できます。その後は50%、30%と段階的に下がり、2031年10月以降はなくなります。取引先ごとに登録の有無を記録しておくと計算が楽になります。
見積から請求書までデータが引き継がれるか、掛けのお客様の合計請求書が出せるか、入金の消し込みができるか、法改正のアップデートが料金に含まれるかの4点です。複数の製品を並べて比べるなら、姉妹サイトの整備システム比較も参考になります。安さだけで選ぶとリース期間の縛りが残ることがあるので、リースなしで導入する方法もあわせて確認してください。
交付した請求書の写しは7年間の保存が必要です。そのうち、PDFをメールで送った取引は電子取引にあたり、2024年1月以降はデータのまま保存する必要があります。送付の方法ごとに保存場所を決めておくと、税務調査のときにも探しやすくなります。
記載内容は2026年10月7日時点で公表資料を確認したものです。税務や法令の個別の判断は、所管の官庁や専門家にご確認ください。
整備システム・整備ソフト DREAM POWER の資料をお送りします
整備と車両販売を1つのシステムで。月単位のレンタル契約で長期リースの縛りがなく、アップデートとオンラインサポートは無料です。資料請求・デモ申込は無料で承っています。
無料で相談・資料請求する※お問い合わせは自動車関係企業様のみでお願いいたします。
整備システム・整備ソフト DREAM POWER
