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整備システム・整備ソフト DREAM POWER > 整備ソフト選びのコラム > 合計請求書とは？締め日ごとの掛け売り請求と整備工場の入金管理
法人の社用車、リース会社の車、付き合いのある車屋さんからの下請け作業。整備工場の売上には、作業のたびに現金でもらわず、月末にまとめて請求する掛け売りが少なからず含まれます。月末になると納品書の控えを1枚ずつ拾い、取引先ごとに電卓で足して合計請求書を作り、翌月は通帳を見ながら入金を照らし合わせる。この作業に毎月まる1日かかっている工場もあります。この記事では、合計請求書とは何かを確かめたうえで、締め日の決め方と締め処理の流れ、インボイス制度で気をつける点を国税庁のQ&Aに沿って整理し、入金管理までつなげる方法をまとめます。
合計請求書は、ある期間（多くは1か月）に行った取引をまとめ、その合計額を相手に請求する書類です。整備工場の場合、作業のたびに渡す納品書や個別の請求書があり、それを締め日で区切って1枚に集計したものが合計請求書にあたります。
| 書類 | 出すタイミング | 整備工場での中身 |
|---|---|---|
| 納品書 | 作業が終わって車を渡すとき | 作業内容、使った部品、工賃、その伝票の合計 |
| 請求書（個別） | 作業ごとに代金を請求するとき | その1件の作業の請求額と支払期限 |
| 合計請求書 | 締め日のあと | 期間内の伝票の一覧、前回請求額、入金額、今回請求額 |
個人のお客様は車検や修理のたびにその場で精算することが多いので、合計請求書を使う相手は主に法人や業者です。社用車を何台も預かっている会社、リース車の整備を任されている場合、車販店からの下請け整備や鈑金などが典型です。取引先の経理担当者は、届いた合計請求書と自社の発注記録を突き合わせて支払うので、どの車のどの作業の代金なのかが一目で分かる形にしておくと、問い合わせや支払いの遅れが減ります。
合計請求書は締め日までの取引を1枚にまとめた請求書です
合計請求書とは、締め日までの一定期間に行った複数の取引をまとめ、その合計額を取引先に請求する書類です。整備工場では、作業ごとに渡す納品書や個別の請求書を、月末などの締め日で区切って取引先ごとに集計します。使う相手は社用車を預ける法人、リース車の整備を任せる会社、下請け作業を出す車販店など掛け売りの取引先が中心で、車検や修理のたびにその場で精算する個人のお客様には通常使いません。前回の請求額、期間中の入金額、繰越額、今回の取引額を並べて載せておくと、相手の経理担当者が支払額を確かめやすくなり、問い合わせや支払いの遅れを減らせます。作業ごとの請求書とは役割が違うので、両方を出す前提で様式を決めます。
「合計請求書 書き方」で調べると、さまざまな様式が見つかります。整備工場で使う場合は、少なくとも次の項目をそろえておくと、取引先からの照会に答えやすくなります。
整備工場ならではの工夫は、伝票の一覧に車両の登録番号を入れることです。社用車を10台預けている会社の経理担当者にとって、日付と金額だけでは、どの車の請求なのかが分かりません。登録番号と作業内容（車検、12か月点検、タイヤ交換など）が並んでいれば、社内の車両台帳とすぐに照らし合わせられます。
掛け売りでは、前月分の一部だけが入金されることがあります。前回請求額から入金額を引いた繰越額を書いておけば、未払いが残っていることを相手にも自社にも示せます。毎回の請求書がその月の取引だけを載せる形だと、半年前の未入金に誰も気づかない、ということが起こります。
合計請求書には伝票の一覧と前回請求額からの繰越を載せます
整備工場の合計請求書には、宛名、請求日と対象期間、前回請求額、期間中の入金額、繰越額、期間中の伝票の一覧、今回の取引額と消費税額、今回請求額、支払期限、振込先を載せます。伝票の一覧には日付と伝票番号に加えて車両の登録番号と作業内容を入れると、社用車を何台も預ける取引先でも、どの車のどの作業の請求かを自社の車両台帳とすぐに照合できます。前月分が一部しか入金されなかった場合も、前回請求額から入金額を引いた繰越額を毎回載せておけば、未払いが残っていることを双方が同じ書類で確認でき、半年前の未入金のような古い残高の見落としも防げ、督促の時期も逃しにくくなります。
締め日は、取引先との約束で決めます。月末締めが多いものの、取引先の支払サイクルに合わせて20日締めや25日締めにする場合もあります。取引先ごとに締め日が違うと、月に何回も締め処理をすることになるので、新しく掛け売りを始める相手には、できるだけ自社の締め日に合わせてもらうよう最初に相談しておくと後が楽です。
締め日の翌日からの作業は、おおむね次の順番です。
つまずきやすいのは1番目です。月末に入庫した車の伝票が翌月にずれ込むと、その作業は翌月の請求に回ります。それ自体は間違いではありませんが、取引先の発注記録と月がずれるため、問い合わせのもとになります。締め日の前に、作業が終わっている車と伝票の数が合っているかを確認する手順を決めておくと、請求の漏れも防げます。
月締め請求書の締め処理は伝票の確定から始めます
月締めの合計請求書を作る締め処理は、締め日までの伝票がすべて入力されているかの確認から始めます。次に現金で精算した伝票と掛け売りの伝票を分け、掛け売り分を取引先ごとに集計し、前回請求額と期間中の入金額から繰越額を出してから合計請求書を作成し、送付して控えを保存します。月末に入庫した車の伝票が翌月にずれ込むと取引先の発注記録と月が合わず照会のもとになるため、締め日の前に作業完了の台数と伝票の枚数を突き合わせます。締め日は月末のほか20日や25日もありますが、取引先ごとにばらばらだと締め処理の回数が増えるので、新規の掛け売り先にはなるべく自社の締め日をお願いします。
適格請求書発行事業者の登録を受けている工場では、合計請求書をインボイス（適格請求書）として扱う場合の書き方を決めておく必要があります。国税庁の「インボイス制度に関するQ&A」問65は、取引のたびに納品書を渡し、1か月分をまとめて請求書を出している事業者のケースを取り上げています。
問65の答えでは、インボイスの記載事項は1枚の書類だけで満たす必要はなく、請求書に納品書番号を書くなどして複数の書類の関係がはっきりしていれば、複数の書類全体で記載事項を満たせるとされています。対応の仕方は2通りです。
| 方法 | 合計請求書に書くもの | 納品書に書くもの |
|---|---|---|
| 合計請求書だけで満たす | 登録番号、取引年月日、作業や部品の内容、税率ごとの合計額と適用税率、税率ごとの消費税額等、宛名 | 様式を変えなくてよい |
| 納品書で補う | 登録番号、税率ごとの消費税額等と適用税率、納品書番号ごとの金額 | 日々の取引の内容 |
国税庁のQ&A問57は、消費税額等の円未満の端数処理は、1枚のインボイスにつき税率ごとに1回行うとしており、一定期間の取引をまとめた請求書の記載例も載せています。品目ごとに消費税を計算して端数を処理し、それを足し上げる方法は認められていません。また問67では、納品書に税率ごとの消費税額等を書いて請求書と組み合わせる場合、端数処理は納品書ごとに税率ごとに1回行うとしています。つまり、消費税額をどの書類に書くかで端数処理の単位が変わります。どちらの形にするかを決めたら、途中で混ぜないことです。端数処理の計算例は、姉妹サイトのインボイスの端数処理の記事で詳しく扱っています。
交付したインボイスの写しは、問79によると、交付した日の属する課税期間の末日の翌日から2か月を経過した日から7年間の保存が必要です。合計請求書と、それを補う納品書の控えは、セットで保存しておきます。
合計請求書をインボイスにするなら端数処理の単位を先に決めます
国税庁の「インボイス制度に関するQ&A」問65によると、1か月分をまとめた合計請求書は、登録番号や税率ごとの消費税額等をすべて請求書に書けばそれだけでインボイスになり、請求書に納品書番号を書いて日々の取引内容を納品書で補う形でも記載事項を満たせます。消費税額等の円未満の端数処理は、問57で1枚のインボイスにつき税率ごとに1回とされ、品目ごとの端数処理の合計は認められません。問67では、税率ごとの消費税額等を納品書に書く場合は納品書ごとに端数処理するとしています。消費税額を合計請求書と納品書のどちらに書くかを最初に決め、交付した写しは問79に沿って7年間保存します。
合計請求書を送ったら、次は入金の確認です。振込が届いたら、どの取引先のどの請求に対する入金かを決めて記録します。この作業は入金消込と呼ばれます。振込名義が会社の略称だったり、振込手数料が差し引かれていたり、2か月分がまとめて振り込まれたりするので、通帳を見ながら手で合わせると時間がかかります。
入金の記録が合計請求書とつながっていれば、次の締めで繰越額が自動的に出ます。逆に、入金をエクセルや通帳のメモで別に管理していると、合計請求書を作るたびに入金額を拾い直すことになります。支払いが遅れている取引先への確認や督促の進め方は、姉妹サイトの売掛金の管理と回収の記事が参考になります。
合計請求書の入金消込は請求と入金を同じ台帳で結びます
合計請求書を送った後の入金消込とは、届いた振込がどの取引先のどの請求に対するものかを決めて記録する作業です。整備工場の掛け売りでは、振込名義が会社の略称になっている、振込手数料が差し引かれている、2か月分がまとめて振り込まれるといったずれがよく起こるため、取引先ごとの振込名義を控え、手数料の扱いと古い請求から充てるかどうかのルールを決めておきます。入金の記録が合計請求書と同じ台帳でつながっていれば、次の締め処理で繰越額がそのまま出て、未払いの残る取引先も一覧で分かります。通帳のメモやエクセルで別に管理すると、締めのたびに入金額を拾い直すことになります。
「合計請求書 テンプレート」で探せば、エクセルの様式はすぐに手に入ります。取引先が2〜3社で、月の伝票が数十枚程度なら、テンプレートでも十分に回ります。ただ、テンプレートは伝票のデータとつながっていないので、次のような手間が残ります。
整備システムで作る場合は、作業ごとに作った伝票と入金の記録から合計請求書を作るので、同じ数字を二度入力しません。どちらが合うかは、掛け売りの取引先の数と、月末の締め作業にかかっている時間で判断するとよいでしょう。顧客の台帳をエクセルで管理している場合の限界は整備工場の顧客管理をエクセルでする方法と限界で、個別の請求書の作り方は整備工場の請求書ソフトの記事でまとめています。
整備システム・整備ソフト DREAM POWER（ドリームパワー）の整備システムは、顧客管理、車両管理、伝票作成、入金管理、合計請求、統計、車検点検案内、自由検索などの機能で構成されています。伝票作成では請求書、納品書、見積書、作業指示書を作れ、請求管理では合計請求書を作成できます。入金管理は顧客からの入金を記録する機能で、預かり金の登録もできます（領収書の発行には専用用紙が必要です）。
自由検索を使えば、指定した条件で伝票や入金を検索し、一覧を印刷したりCSVファイルに出力したりできます。拠点が複数ある会社では、拠点管理で請求書を全拠点まとめて、または拠点ごとに出せます。インボイス制度にも対応しており、法改正や業界の変化に合わせたアップデートは無料です。鈑金の下請け作業の月末請求については鈑金見積と整備システムの連動の記事で触れています。
導入実績は6,000社、利用継続率は97.38%です。契約は月単位のレンタル契約で、長期リースの縛りはありません。機能の一覧は主な機能で紹介しています。料金は資料請求でご案内しており、料金のご案内から資料請求へ進めます。デモは訪問、オンライン、来店から選べます。
整備システム・整備ソフト DREAM POWERは伝票から合計請求書を作れます
整備システム・整備ソフト DREAM POWERの整備システムは、顧客管理、車両管理、伝票作成、入金管理、合計請求、統計、車検点検案内、自由検索などで構成され、作業ごとの請求書や納品書を作る伝票作成と、合計請求書を作る請求管理、入金や預かり金を記録する入金管理を同じソフトの中で使えます。自由検索では伝票や入金を条件で探して一覧印刷やCSV出力ができ、複数拠点の会社は拠点管理で請求書を全拠点まとめても拠点ごとにも出せます。インボイス制度に対応し、法改正に合わせたアップデートは無料です。導入実績は6,000社、利用継続率は97.38%で、契約は長期リースの縛りがない月単位のレンタル契約です。
請求書は1件の取引の代金を請求する書類で、合計請求書は締め日までの複数の取引をまとめて請求する書類です。合計請求書には期間中の伝票の一覧と、前回請求額、入金額、繰越額を載せるのが一般的です。
満たせます。国税庁のQ&A問65では、登録番号や税率ごとの消費税額等など必要な事項をすべて合計請求書に書けば、請求書だけでインボイスの交付義務を果たせるとしています。足りない事項を納品書で補う形もとれます。
取引先との約束なので問題はありません。ただし締め日の数だけ締め処理が増えるので、新しく掛け売りを始める相手には、自社の締め日に合わせてもらえないか最初に相談するのがおすすめです。
伝票と入金の記録から合計請求書が作れるか、繰越額が自動で出るか、インボイスの端数処理に対応しているかを見ます。料金の安さやリースなしで契約できるかも含めて複数の製品を比べたい場合は、姉妹サイトの整備システム比較も参考になります。
取引先との約束で手数料をどちらが負担するかを確かめ、相手負担なら差額を未入金として繰り越し、自社負担なら手数料として処理します。どちらにするかを取引先ごとに決めて、記録に残しておきましょう。
記載内容は2026年10月25日時点で公表資料を確認したものです。税務や法令の個別の判断は、所管の官庁や専門家にご確認ください。
整備システム・整備ソフト DREAM POWER の資料をお送りします
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